Notwendigkeit von Zeiterfassung

Angebotspräzision ist lebenswichtig

Neulich waren Handwerker bei mir im Haus. Der Maler rechnet nach gestrichenen Quadratmetern ab, der Elektriker nach Länge der verlegten Kabel. In unserer Branche wird Arbeitsleistung nach Stunden und Tagen abgerechnet. Angebote und Rechnungen beziehen sich auf den Umfang der Leistung, hier ist es wichtig, dass der Unternehmer seine Kalkulation korrekt erstellt: Zu hohe Preise führen in wettbewerbsintensiven Bereichen dazu, dass Kunden ausbleiben, zu niedrige dazu, dass das Unternehmen nicht kostendeckend arbeitet. Ist es im Interesse der Angestellten, wenn ihr Arbeitgeber pleite geht, weil keine Aufträge reinkommen oder mehr ausgegeben als eingenommen wird?

Nur weil Planung schwierig ist, soll man auf sie verzichten?

Es ist richtig, realistisches Planen von Softwareprojekten ist eine Kunst für sich. Andererseits: Welcher Kunde beauftragt blanko, ohne vorher den zu erwartenden Umfang der Arbeit einschätzen zu können? Es ist also unumgänglich, Aufwände zu schätzen, wenn andere dafür bezahlen sollen. Und wer schon hinreichend viele Web-Projekte gemacht hat, wird recht genau wissen, welche Aufwände wann zu erwarten sind. Abweichungen sind möglich, aber Erfahrung lässt sich nicht nur intuitiv, sondern auch auf der Basis vorhergehender Arbeiten ableiten. Sollte man also auf Planung verzichten, nur weil nicht jeder sie beherrscht? Dann sollten wir auch keine Software mehr entwickeln, das kann nämlich auch nicht jeder.

Don’t play the blame game

Zeiterfassung bezweckt nicht die Kontrolle der Mitarbeiter. Wie viele Werkzeuge im Unternehmen (zB Zugangskontrolle, Kassensysteme, Logfiles) kann man auch die Zeiterfassung dazu nutzen, Mitarbeiter zu kontrollieren. Wer seinen Mitarbeitern hinterher spioniert, hat jedoch ein anderes Ziel als die Kalkulation angefallener Zeiten: Es geht dann um mangelndes Vertrauen, um fehlendes Verständnis zwischen Geschäftsführung und Mitarbeitern. Wer aus solchen Gründen meint, Zeiterfassung einführen zu müssen, sollte zunächst darüber nachdenken, wie das Klima im Unternehmen verbessert werden kann.

Das Gleiche gilt für das letzte Argument: Die Deadline im Projekt ist überschritten, fragende Gesichter suchen einen Schuldigen. Welche Rolle spielt hier die Zeiterfassung?

Szenario 1: Die Deadline war unrealistisch. Ich habe viele unrealistische Zeitvorgaben erlebt, allerdings auch viele Mitarbeiter im Projekt, die dann nicht stark genug waren zu begründen, warum eine solche Vorgabe nicht einzuhalten ist. Am Ende hilft die Zeiterfassung dem Mitarbeiter, wenn man zeigen (und belegen!) kann, das zB das Anfertigen eines Layouts niemals in einem halben Tag abgeschlossen ist, nur weil der PM es mit diesem Wert kalkuliert hat.

Szenario 2: Die Arbeit hat länger gedauert als erwartet. Für das Einrichten des Servers waren wie üblich 3 Tage angesetzt, die normal gut ausreichen; trotzdem funktioniert die Kiste nach 10 Tagen noch nicht. Zeiterfassung macht diesen Umstand transparent, wenn Zeiten ehrlich eingetragen werden. Jetzt nützt es nichts, den Kopf in den Sand zu stecken, nur weil sich niemand verantworten möchte. Waren schlechte Werkzeuge oder Methoden schuld? Ging die Bestellung nicht rechtzeitig raus, hat der Lieferant gepennt? War der Admin abgelenkt? Ausschlaggebend ist es, den Fehler beim nächsten Mal nicht zu wiederholen. Dafür muss man ihn aber zunächst identifizieren, und auch dazu liefert Zeiterfassung die Basisdaten.

Fazit: Nicht Ursache und Wirkung verwechseln

Zeiterfassung gehört wie Reisekostenabrechnung und Dokumentation zu den ungeliebten Pflichten. Es ist mehr als legitim, Zeiterfassung so anzulegen, dass sie mit möglichst geringem Aufwand für jeden einzelnen Mitarbeiter zu brauchbaren Ergebnissen führt. Wie alles kann man es auch hier übertreiben: Wer jede 5 Minuten seiner Arbeitszeit aufschreiben muss, wird sich gegängelt und überwacht fühlen. Hier ist aber nicht die Zeiterfassung das Übel, gegen das man sich wenden sollte, sondern die Wahrnehmung der Leistung im Unternehmen. Und am Rande: Wer alle 5 Minuten zwischen verschiedenen Projekten wechseln muss, dessen Problem ist nicht in erster Linie die Zeiterfassung, sondern die Planung der Arbeitszeit.