Büroorganisation für Freelancer

Letztens fragte mich ein Kollege, welche Tools ich für Abrechnung und Buchhaltung verwende. Ich nehme das mal zum Anlass, die Informationsstruktur meines Büros zu zeigen:

office struktur

Dieser Struktur liegen ein paar wichtige Annahmen zugrunde:

  • Meine Informationen liegen bei mir. Steuerberater sollen mich in Steuerdingen beraten, können mir aber nicht meine unternehmerische Verantwortung abnehmen. Damit ich informierte Entscheidungen treffen kann, muss ich Herr meiner Ablage sein, alles verstehen und alles jederzeit im Zugriff haben. Ich sehe Cloud-Technologien auch nicht als Universalmittel und bin da eher zurückhaltend.
  • Kein Werkzeug ist unersetzlich. Produkte kommen und gehen, es ist langfristig ein Risiko, sich strukturell an dieses oder jenes Werkzeug zu binden. Standardisierte Formate und offene Schnittstellen helfen mir, Risiken zu minimieren.
  • Je länger die Aufbewahrungsfrist, desto universeller muss das Format sein. Digitale Dokumente müssen auch in mindestens 10 Jahren noch lesbar sein. PDF/A ist ein ISO-Standard zur Langzeitarchivierung und somit dazu geeignet. Und im Zweifel ist Papier auch noch in 100 Jahren lesbar.

Auf der Verarbeitungsebene nutze ich drei verschiedene Softwareprodukte:

Monkey Office: Buchhaltung

monkey office

Die netzwerkfähige Buchhaltung ist das Herzstück meiner Organisation, ich verwende hier Monkey Office der ProSaldo GmbH aus Cottbus. Entscheidend für mich ist (neben dem ausgezeichneten Support) die einfache Bedienung: Obwohl ich mit SKR03 Standard-Kontenrahmen, DATEV- und Elster-Schnittstelle und BWA-Funktionen nach allen Regeln der Kunst arbeite, ist das Programm dennoch einfach und schnell benutzbar – sowohl für meine Buchhaltungsspezialistin als auch für mich. In Verbindung mit einer klassischen Papierablage ergibt sich eine revisionssichere Buchführung, die auf den Auszügen meiner Bank, meinen Rechnungen und weiteren Belegen basiert.

GrandTotal: Rechnungen und Angebote

grandtotal 3

Rechnungen, Angebote und bei Bedarf auch Mahnungen erstelle und verwalte ich mit GrandTotal 3. Die Software kann Stundenzettel zB. aus mite direkt verarbeiten und hat für mich zwei weitere wichtige Vorteile: Sie arbeitet lokal, und sie erzeugt PDF als Ausgabeformat. Ich bevorzuge für Rechnungen lokale Anwendungen, weil ich mir einbilde, damit effizienter arbeiten zu können, auch Vertraulichkeit spielt eine Rolle. Die Dokumente (Rechnungen, Angebote, Mahnungen und sonstiges) werden nach Jahren sortiert im Dateisystem auf einem 5-Platten-RAID abgelegt und zusätzlich an einen anderen Standort gesichert. Für die Buchhaltung drucke ich meine Rechnungen zusätzlich aus, so ist die Wahrscheinlichkeit von Informationsverlust minimal.

GrandTotal ist leider nicht netzwerkfähig, was in anderen Umgebungen ein Nachteil sein kann. Hier haben online-Rechnungsverwaltungen naturgemäß die Nase vorn. Da ich jedoch der einzige bin, der meine Rechnungen erstellt, tritt dieser Nachteil bei mir nicht zutage.

MoneyMoney: Online-Banking

money money

Viele Online-Banking-Programme sind ebenso kompliziert wie unansehnlich, sodass man sie lieber schnell vergessen möchte. MoneyMoney ist anders, ist einfach zu benutzen, tut was es soll und steht nicht im Weg. Es informiert schnell über neue Kontobewegungen, macht Überweisungen sehr einfach und verfügt zudem über eine Exportfunktion zu GrandTotal: Dadurch können eingehende Zahlungen auf Rechnungen direkt in GrandTotal verbucht werden, was dort die tagesaktuelle Übersicht über offene Posten auch ohne eine vollständige Debitoren/Kreditoren-Buchhaltung möglich macht.

…und selbst?

Natürlich ist das nicht das einzige mögliche Setup. Wie hast du dein Office strukturiert, gibt es Unterschiede oder Gemeinsamkeiten? Ich freue mich über Kommentare und Berichte.