5 Tipps gegen Projekt-Schulden

In der realen Welt besagt der Schuldschein, dass der Schuldner eine Verpflichtung gegenüber dem Gläubiger hat. Bei Krediten kommt nicht selten ein Termin zur Fälligkeit hinzu: Irgendwann ist Zahltag, die Schuld wird fällig und muß beglichen werden. Im Projekt gibt es auch Schulden. Damit meine ich nicht Kredite, sondern Verpflichtungen, die man eingeht und die irgendwann einzulösen sind. Wer zu viele Verpflichtungen eingeht, läuft Gefahr, diese nicht alle bedienen zu können. Projekte können scheitern, weil sie überschuldet sind. Wie kann man zu viele Verpflichtungen vermeiden? Hier meine Tipps.

Der Truck-Faktor

  • entsteht durch: Zentralisierung von Wissen
  • Zahltag: wenn Personen das Projekt verlassen

Der Truck factor ist eine –zugegeben recht zynische– Betrachtung der minimalen Anzahl von Projektteilnehmern, die das Projekt verlassen müssen, um es in ernsthafte Schwierigkeiten zu bringen. Ein Mensch in ihrem Projektteam ist von so zentraler Bedeutung, dass das gesamte Projekt mit dessen Leistung steht oder fällt? Dann ist der truck factor gleich 1, und das ist schlecht.

Was kann ich tun? Verteilen sie das Wissen. Verteilen sie Aufgaben, nutzen sie coaching und andere Fortbildungsmethoden, um Mitarbeiter an für sie neue Aufgaben heranzuführen. Proben sie den Ernstfall: Lassen sie wichtige Menschen auch mal in Urlaub fahren und zwingen sie sich dazu, in der Zwischenzeit weder anzurufen noch Arbeit aufzuschieben. Es muss gehen…

Die Dokumentationswelle

  • entsteht durch: Aufschieben von Dokumentationspflichten
  • Zahltag: Bei Übergabe von Aufgaben, zB bei Teamveränderungen

Dokumentation ist ein ungeliebtes Kind, und nicht selten wird sie ans Ende eines Projektes gestellt.

Das machen wir am Ende, dann könnt ihr das dokumentieren.

Das Problem: Am Ende ist das Projekt keineswegs ohne Aufgaben. Es ist schlicht unmöglich, eine ebenso aussagekräftige wie hilfreiche Dokumentation über die Arbeitsleistung von vielen Mannmonaten im nachhinein zu erstellen. Es fehlt sowohl an Wissen über die Details als auch an Zeit, alles aufzuschreiben.

Was kann ich tun? Beherzigen sie das Motto No job is done until the paperwork is finished. Machen sie die Erstellung bzw. Aktualisierung der Dokumentation zum elementaren Bestandteil jeden Jobs und jeder Zeitplanung.

Die Komponentenhölle

  • entsteht durch: Verwendung obsoleter Komponenten
  • Zahltag: bei System- oder Anforderungswechsel

Komplexe Maschinen bestehen aus vielen Teilen. Wie würden sie es finden, wenn ein wichtiges Teil ihres neuen Autos so antik ist, dass es nur noch auf Flohmärkten beschafft werden kann? In Software-Projekten ist diese Situation gar nicht so selten anzutreffen.

Was kann ich tun? Nehmen sie gelegentlich eine realistische Risikobewertung der eingesetzten Komponenten vor. Machen sie sich nicht von einzelnen Produkten und Herstellern abhängig, egal wie groß und bekannt der Hersteller auch sein mag. Bauen sie auf Standards und nicht auf fertige Komponenten. Wenn proprietäre Komponenten unumgänglich sind: Fordern sie zwingend eine Dokumentation ein, die so umfangreich ist, dass sie die Komponente ultimativ auch selbst weiter pflegen und entwickeln könnten.

Das Prinzip Hoffnung

  • entsteht durch: bewusstes Ignorieren von Risiken
  • Zahltag: bei Eintritt des prognostizierten Problems

Nach mir die Sintflut. Nicht selten werden Probleme zwar erkannt, aber aus Gründen ignoriert. Mangelhafte Brandschutzmaßnahmen beim Flughafenbau zum Beispiel, oder unvollständige Kostenkalkulationen. Wer mit das wird schon schiefgehen darüber hinwegsieht, der stolpert. Früher oder später.

Was kann ich tun? Machen sie Risiken frühzeitig erkennbar, seien sie offen für Lösungsalternativen. Die Aufsichtsräte des BER haben sich nicht dadurch blamiert, dass sie die fehlenden Kabel nicht selbst verlegt hätten, sondern mit ihrer Unfähigkeit, erkannte Probleme zur Kenntnis zu nehmen und effektive Maßnahmen zu ergreifen.

Der ungedeckte Scheck

  • entsteht durch: verkaufen des Fells, bevor der Bär erlegt ist
  • Zahltag: bei Abholung des Bärenfells

Es gibt das Klischee vom Verkäufer, dessen Produkt in seiner Anpreisung über jede nur erdenkliche Funktion oder Fähigkeit verfügt. Ein Super-Produkt, sozusagen. Leider hält die Wirklichkeit dem Anspruch nicht stand. Irgendwann muss man liefern, und wer dann nicht nach dem hit-and-run Prinzip verfahren möchte, muss sich auf harsche Kritik einstellen.

Was kann ich tun? Kennzeichnen sie Pläne bei Veröffentlichung als solche. Seien sie konservativ in der Zusicherung neuer Eigenschaften.