Auch Zeitmanagement ist Leistung

Es gibt Menschen, die strahlen stets gehetze Aktivität aus. Ich mag sowas nicht. In meinem Umfeld gibt es Branchen, in denen sich ganze Mitarbeitergruppen scheinbar darüber definieren, wer wie viele Überstunden schiebt und wer abends am längsten in der Firma sitzt. Keine Zeit ist Entschuldigung für alles, Planung geht stets in angeblich fremdinduziertem Chaos unter. Burnout adelt.

Muss das so sein?

Termine einzuhalten sollte Teil einer professionellen Leistung sein. Manchmal werden Abgabefristen zB mit "Freitag Abend COB" angegeben, was close of business day bedeutet und aussagen soll, dass man die Leistung eigentlich am folgenden Werktag benötigt. Das gibt dem Lieferanten die Möglichkeit, durch hektische Nachtschichten und eventuelle Wochenendarbeit auszugleichen, was zuvor nicht geschafft wurde. Was ist schlecht daran, eine für Freitag Nachmittag 17 Uhr geplante Fertigstellung ganz entspannt am Freitag Nachmittag um 17 Uhr abzugeben und dann ins Wochenende zu verschwinden?

Dabei geht es ja zumeist nicht um die unplanbaren Katastrophen, die den punktgenauen Zieleinlauf verhindert hätten. Es sind die üblichen 200 Emails am Tag, die Unterbrechungen durch Telefon oder Facebook. Es hängt an ungeplanter Arbeit, an unvorhergesehen Komplikationen. Termine scheitern gerne aufgrund fehlender oder falscher Kommunikation. Dabei gibt es durchaus Punkte, die sich verbessern lassen.

Was kann man tun?

Wenn mich ein Kunde bittet, eine Leistung bis zu einem bestimmten Termin abzugeben, dann liegt es an mir, folgende Fragen zu beantworten:

  1. Was ist tatsächlich zu tun? Die Beauftragung sollte schriftlich erfolgen, bei komplexeren Themen ist eine schriftliche Ausarbeitung unerlässlich. Diese muss vom Kunden bestätigt sein. Hat der Kunde bislang seine Wünsche nicht genau fixiert, so ist es meine Aufgabe, dafür zu sorgen, dass das passiert.
  2. Wie hoch ist der zeitliche Aufwand voraussichtlich? Der Zeitaufwand muss nachvollziehbar geschätzt werden, die Schätzung ist zu dokumentieren. Ich wende das Prinzip "von groß nach klein" an und zerlege eine größere Aufgabe solange in kleinere Pakete, bis ich deren Zeitbedarf in Stunden solide angeben kann. Jeden einzelnen Punkt versehe ich mit einem Risikoaufschlag von 0% bis 250%, je nach Schwierigkeit der Aufgabe. Die Summe aller Zeiten incl. Risikoaufschläge gibt den Netto-Zeitbedarf an.
  3. Bis wann kann ich liefern? Ich plane mit 7-8 Stunden pro Tag, in einer größeren Firma würde ich mit 6-7 Stunden pro Tag rechnen. Ablenkung und unproduktive Zeiten gibt es immer, daher ist es auch nicht sinnvoll, mit einer höheren Anzahl Stunden pro Tag zu kalkulieren. Daraus ergibt sich die Anzahl der Arbeitstage, die ich zur Fertigstellung benötige. Mithilfe eines Kalenders (andere Projekte sowie Wochenende/Feiertage/Urlaub nicht vergessen!) ergibt sich dann mein Fertigstellungsdatum.

Für gewöhnlich gehe ich so mit einer recht guten Schätzung in die Fertigstellung. Die Arbeitspakete aus Punkt (2) übertrage ich in ein Ticketsystem, mit dem ich meinen Fortschritt dokumentiere. Werden während der Fertigstellung Änderungen an der Aufgabe formuliert, so notiere ich das ebenfalls in den Tickets. Das ist am Ende hilfreich bei der häufig auftretenden Diskussion um vermeintlich kleine Änderungen, die große Mehrarbeit hinter sich hergezogen haben.

Welche Werkzeuge nutze ich?

Wer seine Leistung nach Stunden abrechnet, muss zwingend einen Stundenzettel führen. Ohne Kontrolle des eigenen Arbeitseinsatzes ist weder ein Controlling noch im nächsten Projekt eine realistische Planung machbar. Geeignete Tools sind zB mite oder letsfreckle.com, aber es gibt tausend andere.

Das betrifft ganz ausdrücklich auch Festpreisprojekte. Gerade dort ist es wichtig, sich über das verbleibende und genutzte Zeitbudget im Klaren zu sein, um am Ende sagen zu können, ob der Festpreis kostendeckend war oder nicht.

Zur Aufgabenverwaltung verwende ich gerne trac, aber auch Redmine oder github.com. Ein wiki ist häufig eine gute Wahl zur Dokumentation, gerade bei verteilten Teams. Ich lehne es ab, projektrelevante Information in Emails zu speichern.

Wie geht man mit störenden Einflüssen um?

Ist der Plan auch gut gelungen, bedarf er immer Änderungen. Ablenkungen und unerwartetes gibt es immer mal. Insbesondere sehe ich

  • … eigene Unkonzentriertheit. Hier hilft nur Disziplin. Kein Facebook, bis der Job erledigt ist, kein Twitter von erledigtem Bugfix. Ehrliches Aufschreiben der eigenen Stunden hilft hier, um die persönlichen Zeitfresser zu entlarven.
  • … neue Prioritäten. Ich arbeite an der Webseite von Kunde A, aber plötzlich brennt bei Kunde B der Server? Durch rechtzeitige Nachricht an Kunde A kann ich diesen darüber informieren, dass sich ein Termin verschieben wird. Das ist immer besser, als um 18 Uhr per Email zuzugeben, dass die bereits für 17 Uhr versprochene Funktion erst später kommen wird.
  • … Fehler in der Planung. Manchmal, wenn auch selten, entpuppt sich eine Aufgabe als unerwartet umfangreich. Zum einen sollte ich das bei der nächsten Kalkulation berücksichtigen, zum anderen hilft auch hier wieder frühzeitige Kommunikation mit dem Kunden.

Wenn die zeitlichen Wünsche des Auftraggebers nicht mit der Planung übereinstimmen, muss man diesen Konflikt auflösen. Mögliche Erwiderungen und meine Antworten dazu sind:

  • Ich brauch das aber früher.
    Muss alles zu einem früheren Zeitpunkt bereit sein, oder evtl. nur ein Teil der Leistung? Lässt sich der Aufwand reduzieren? Können andere evtl. zuarbeiten? Häufig ist hier nicht alles so dramatisch, wie es dem Kunden zunächst scheint.
  • Legen sie mal ne Extraschicht ein.
    Wenn ich den Zeitplan zu Beginn so tight mache, dass keine Extra-Sekunde mehr zur Verfügung steht, dann wird das erste unvorhergesehene Ereignis den Plan kippen lassen. Daher spiegelt meine Planung stets den Regelzustand wider, der lautet: Arbeit und Erholung befinden sich in gesundem Verhältnis zueinander.
  • Können sie das hier noch extra machen?
    Ja, kann ich, Flexibilität ist mein Angebot an meine Kunden. Aber zaubern kann ich nicht: Wenn ein Extrajob zwei Tage mehr Arbeit kostet, dann müssen diese zwei Tage eingerechnet werden. Das Ende verschiebt sich somit um zwei Tage.
  • Andere schaffen das schneller.
    Wenn der Schwager/Nachbar/Enkel des Kunden behauptet, die Arbeit sei in 20% meiner Schätzung zu schaffen, dann muss ich zuerst meine Schätzung kritisch begutachten. Habe ich einen Fehler gemacht? Wenn nicht, dann schlage ich vor, dass der Schwager/Nachbar/Enkel den Job auch übernimmt. Ich komme dann später zum retten.

Schlußendlich schulde ich meinen Kunden nicht nur ein professionelle Leistung, sondern auch eine konstante Leistung auf hohem Niveau. Wenn ich mich für einen Kunden verausgabe, schauen die anderen in die Röhre.